Niedergelassene Ärzte gelten in Deutschland als selbstständige Unternehmer und sind dementsprechend auch zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung ihrer Geschäftsvorgänge verpflichtet. Sie müssen Rechnungen schreiben, ein Forderungsmanagement implementieren und alle Belege rechtssicher archivieren. Das trifft selbstverständlich auch auf Kieferorthopäden zu. Neben dem stressigen Praxisalltag aber auch noch Buchhaltung zu betreiben, ist für viele Ärzte eine echte Herausforderung.
Für Ärzte gilt die Aufzeichnungspflicht
Ein Kieferorthopäde mit eigener Praxis wird vom Finanzamt als Freiberufler geführt. Dementsprechend unterliegt er nicht der klassischen Buchführungspflicht, er muss aber Aufzeichnungen über seine Einnahmen und Ausgaben machen. Außerdem muss er keine Bilanzierung vorlegen, sondern eine Einnahmen-Überschussrechnung beim Finanzamt einreichen. Das bringt buchhalterisch eine Reihe von Erleichterungen mit sich, dennoch müssen alle Belege unveränderbar und gemäß den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GOBD) archiviert werden.
Moderne Softwarelösungen erleichtern die Buchhaltung
Buchhaltungsprogramme machen es möglich, selbst Rechnungen zu erstellen und Belege für Einnahmen und Ausnahmen den Bewegungen auf dem Geschäftskonto zuzuordnen. Eine GOBD-konforme Software bietet zudem die Option, alle Belege ordnungsgemäß zu archivieren. Solche Programme lassen sich auch von Laien in der Regel schnell bedienen. Trotzdem sollte eine umfangreiche Einführung durch einen Steuerberater nicht fehlen. Wer sich nicht auskennt, riskiert folgenschwere Fehler, die bei einer Prüfung durch das Finanzamt sogar zum Verwerfen der Buchhaltung und schließlich zur Steuerschätzung führen können.
Rechnungen für private Zusatzleistungen ausstellen
Gerade in der Kieferorthopädie werden häufig Zusatzleistungen in Anspruch genommen, die nicht über die gesetzlichen Krankenkassen abgerechnet werden. Dafür müssen die Praxen dem Kunden eine Rechnung ausstellen. Diese sollte alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Sonst kann es passieren, dass sie vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Die Rechnungen können per Post an den Kunden geschickt oder ihm persönlich in der Praxis ausgehändigt werden. Darauf sollte unbedingt ein Zahlungsziel vermerkt werden.
Forderungsmanagement bei Verzug
Leider kommt es immer wieder vor, dass Kunden nicht rechtzeitig zahlen. Häufig ist das gar nicht böswillig, sondern liegt einfach daran, dass die Rechnung in Vergessenheit geraten ist. Damit die Praxis liquide bleibt und nicht ins Minus rutscht, sollten säumige Zahler jedoch zeitnah erinnert werden. Um die gute Beziehung zum Patienten aufrechtzuerhalten, kann zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung herausgeschickt werden. Wenn er darauf nicht reagiert, sollte eine Mahnung folgen.
Forderungen an einen Factoring-Service verkaufen
Viele Kieferorthopäden möchten sich nicht mit dem Eintreiben von ausstehenden Geldbeträgen herumschlagen oder haben kein Personal, das sich darum kümmern könnte. Praktischerweise kann die Abrechnung in einer KFO-Praxis auch outgesourct werden. Ein externes Unternehmen übernimmt dann die Erstellung der Rechnungen und sorgt dafür, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zusätzlich werden die Forderungen zeitnah durch den Factoring-Service beglichen, sodass es nicht zu Zahlungsausfällen kommt. Der externe Dienstleister kümmert sich dann um das Forderungsmanagement, sodass der Kieferorthopäde nichts mehr damit zu tun hat. Für ihn ist es also irrelevant, wann die Kunden die Rechnung bezahlen, da er sein Geld immer sofort bekommt.