Unternehmen, die ein ERP-System einführen möchten, stehen vor einer grundlegenden Entscheidung. Soll die Lösung klassisch im eigenen Rechenzentrum betrieben werden oder soll sie als moderne Cloud-Lösung genutzt werden? Beide Varianten haben Vorteile, beide bringen aber auch Herausforderungen mit sich.
Die Entscheidung wirkt auf den ersten Blick rein technisch, in Wirklichkeit betrifft sie jedoch die gesamte Unternehmensstrategie. Ein ERP-System ist nicht einfach nur eine Software, sondern das digitale Rückgrat eines Unternehmens. Deshalb sollte sorgfältig geprüft werden, welches Modell besser zu den Zielen, den Ressourcen und der Unternehmenskultur passt.
On-Premises – volle Kontrolle im eigenen Haus
Bei einem On-Premises-System befindet sich die Software direkt in der Verantwortung des Unternehmens. Sie wird auf eigenen Servern installiert, betrieben und gewartet. Das Unternehmen hat dadurch die vollständige Kontrolle über alle Daten und kann Sicherheitsstandards nach eigenen Vorstellungen umsetzen. Besonders in stark regulierten Branchen, in denen mit sensiblen Daten gearbeitet wird, bietet diese Variante Sicherheit und Anpassungsfähigkeit.
Die Kehrseite dieser Flexibilität sind die hohen Kosten und der große Aufwand. Hardware muss angeschafft und regelmäßig erneuert werden, Updates müssen durch das interne IT-Team durchgeführt werden und die Infrastruktur erfordert ständige Pflege. Zudem bindet On-Premises wertvolle personelle Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen können. Für große Unternehmen mit eigener IT-Abteilung ist das oft kein Problem, für kleinere Firmen stellt dies jedoch eine erhebliche Belastung dar.
Cloud-ERP – flexibel und jederzeit verfügbar
Cloud-ERP-Systeme laufen nicht auf firmeneigenen Servern, sondern werden in den Rechenzentren des Anbieters betrieben und über das Internet bereitgestellt. Für die Nutzer bedeutet das, dass sie unabhängig vom Standort auf das System zugreifen können. Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder an internationalen Standorten arbeiten mit denselben Daten in Echtzeit. Das erleichtert die Zusammenarbeit und macht Prozesse deutlich transparenter, da alle Abteilungen jederzeit auf denselben Informationsstand zugreifen können.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Flexibilität. Unternehmen bezahlen in der Regel nur für die Module und Nutzer, die sie tatsächlich benötigen. Neue Funktionen können schnell hinzugefügt werden, ohne dass aufwendige Installationen erforderlich sind. Updates erfolgen automatisch, was die IT-Abteilung entlastet und dafür sorgt, dass das System technisch stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Besonders attraktiv ist dieses Modell für kleinere und mittlere Unternehmen, da keine hohen Anfangsinvestitionen notwendig sind. Stattdessen fallen planbare, monatliche Kosten an, die sich gut kalkulieren lassen. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von einer hohen Skalierbarkeit: Wächst das Unternehmen, können Kapazitäten oder Module ohne lange Projektphasen ergänzt werden. Auch die internationale Zusammenarbeit wird durch die ortsunabhängige Nutzung erheblich erleichtert.
Kosten im Vergleich
Die Kostenfrage ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Entscheidung zwischen On-Premises und Cloud. On-Premises-Systeme erfordern hohe Anfangsinvestitionen. Neben der Software selbst müssen Unternehmen in leistungsfähige Server, Speicherplatz und Netzwerke investieren. Hinzu kommen Ausgaben für regelmäßige Wartung, Sicherheitsupdates und die Betreuung durch eigenes IT-Personal. Unvorhergesehene Ausfälle oder Erweiterungen können das Budget zusätzlich belasten.
Cloud-ERP funktioniert nach einem ganz anderen Modell. Hier zahlen Unternehmen meist eine monatliche oder jährliche Gebühr, die sich am Funktionsumfang und an der Anzahl der Nutzer orientiert. Dadurch sind die Kosten planbarer und besser skalierbar. Unternehmen können klein beginnen und das System Schritt für Schritt erweitern, wenn es das Wachstum erfordert. Auch hier gibt es langfristige Kosten, doch diese sind meist leichter zu kalkulieren und verteilen sich gleichmäßiger über die Jahre.
Sicherheit und Datenschutz
Ein entscheidendes Argument für On-Premises ist die volle Kontrolle über die eigenen Daten. Unternehmen können genau festlegen, wer Zugriff hat, wie Informationen verschlüsselt werden und wo Backups gespeichert sind. Allerdings bedeutet diese Freiheit auch Verantwortung. Die Sicherheit hängt davon ab, wie gut die IT-Abteilung aufgestellt ist. Wer nicht über ausreichende Expertise verfügt, riskiert Lücken, die schwerwiegende Folgen haben können.
Cloud-Anbieter investieren große Summen in Sicherheitstechnologien und Zertifizierungen. Rechenzentren sind oft besser geschützt, als es ein einzelnes Unternehmen leisten könnte. Von redundanten Stromversorgungen über moderne Verschlüsselungstechniken bis hin zu internationalen Datenschutzstandards bieten sie ein Sicherheitsniveau, das für viele Firmen attraktiv ist. Dennoch bleibt die Abhängigkeit vom Anbieter bestehen. Besonders für Unternehmen, die sehr sensible Daten verarbeiten, ist daher eine sorgfältige Prüfung notwendig, ob die Cloud-Variante alle rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt.
Zukunftssicherheit und Flexibilität
Die Welt der Wirtschaft verändert sich schnell. Märkte entwickeln sich, neue Technologien kommen hinzu und Arbeitsmodelle werden zunehmend flexibler. Ein ERP-System muss in der Lage sein, diese Veränderungen nicht nur zu begleiten, sondern aktiv zu unterstützen. Unternehmen, die heute noch mit traditionellen Systemen arbeiten, geraten schnell an Grenzen, wenn neue Anforderungen entstehen. On-Premises-Systeme können zwar angepasst werden, doch jede Erweiterung bedeutet meist ein eigenes Projekt mit zusätzlichen Kosten, langen Testphasen und potenziellen Ausfallzeiten.
Je komplexer die bestehende IT-Landschaft ist, desto schwieriger wird es, ein System dauerhaft zukunftsfähig zu halten. Cloud-ERP ist hier deutlich flexibler. Neue Module lassen sich ohne großen Aufwand hinzufügen, Updates erfolgen automatisch im Hintergrund und die Skalierbarkeit ermöglicht es, das System nahezu in Echtzeit an das Unternehmenswachstum anzupassen.
Das betrifft nicht nur die Anzahl der Nutzer, sondern auch die Integration neuer Funktionen, die durch veränderte Marktbedingungen erforderlich werden. Eine ERP-Software für den Mittelstand zeigt hier ihre Stärken. Kleine und mittlere Unternehmen können klein starten, beispielsweise mit Modulen für Buchhaltung und Warenwirtschaft, und das System Schritt für Schritt um CRM, Produktionsplanung oder Business-Intelligence-Funktionen erweitern.
So entsteht ein stabiles Fundament, das kontinuierlich mit den Anforderungen des Unternehmens mitwächst, ohne dass ständig hohe Zusatzinvestitionen nötig werden. Gleichzeitig gewinnen Unternehmen an Agilität, da sie schneller auf neue Trends reagieren und Innovationen sofort nutzen können. Cloud-ERP ist damit nicht nur eine technische Lösung, sondern ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig macht und ihre Handlungsfähigkeit sichert.
Welche Lösung ist die richtige?
Die Entscheidung zwischen Cloud-ERP und On-Premises hängt von vielen Faktoren ab. Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen und eigener IT-Abteilung sind oft mit On-Premises-Systemen gut beraten, da sie hier maximale Kontrolle behalten. Wer dagegen Wert auf Flexibilität, Skalierbarkeit und planbare Kosten legt, wird die Vorteile einer Cloud-Lösung schätzen.
Langfristig zeigt sich ein klarer Trend zur Cloud. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, agiler zu werden, Prozesse schneller anzupassen und moderne Technologien nahtlos zu integrieren. Letztlich geht es nicht darum, welche Lösung besser ist, sondern welche besser zum Unternehmen passt. Wer sorgfältig abwägt, kann eine Entscheidung treffen, die nicht nur die aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens stärkt.
