Die Pflicht für Unternehmen, eine elektronische Arbeitszeiterfassung anzubieten, ist in Kraft getreten. Es gibt nur wenige Ausnahmen und kaum Übergangsfristen. Der Gesetzgeber schreibt auf der Basis des Arbeitsschutzgesetzes vor, wie die elektronische Arbeitszeiterfassung ablaufen muss. Die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit muss täglich und minutengenau erfolgen. Die Verantwortung der Arbeitgeber beschränkt sich nicht nur darauf, eine elektronische Lösung zur Verfügung zu stellen.
Digitale Zeiterfassung muss auch durchgängig zur Anwendung kommen. Es ist allerdings keine schlechte Vorgabe. Elektronische Systeme garantieren die Rechtssicherheit, sorgen für effizientere Abläufe und bilden die geleistete Arbeitszeit transparent ab. Die Vorteile zur Einführung oder dem Wechsel auf eine digitale Arbeitszeiterfassung wiegen die Vorbehalte auf.
Gesetzliche Vorgaben und Compliance
Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung ist keine reine Frage der Effizienz. In vielen Ländern, darunter in Deutschland, gibt es strenge Vorschriften zur Erfassung der Arbeitszeit. Die Erfassung und Dokumentation folgt dem Ziel, die Regelungen des Arbeitsschutzes exakt umzusetzen. Digitale Systeme vereinfachen die Umsetzung der Vorgaben erheblich. Die Anwendungen müssen präzise und manipulationssicher sein. Die Aufzeichnungen der geleisteten Stunden und freien Tage müssen den Kontrollen durch Arbeitsbehörden oder den Zoll standhalten. Transparenz und eine einfache Bedienbarkeit der Anwendungen sind daher eine wichtige Voraussetzung.
Zeiterfassung an jedem Ort der Welt
Die Arbeitswelt hat sich von den festen Strukturen und Arbeitszeiten gelöst. In vielen Betrieben können Angestellte zwischen ihrem Arbeitsplatz im Büro oder einem Tag im Homeoffice wählen. Arbeiten im Ausland, im Van oder in einem Café ist Teil des modernen Berufslebens. Hinzukommen wechselnde Einsatzbereiche mit Außenterminen und Kundenbesuchen. Die digitale Arbeitszeiterfassung muss flexibel sein und sich diesen unterschiedlichen Vorgaben anpassen. Moderne Softwarelösungen ermöglichen die Erfassung der Arbeitszeit durch einfache Stempelvorgänge per Smartphone, Tablet oder Desktop.
Die Daten werden in einem persönlichen Arbeitszeitkonto gespeichert und können über Schnittstellen an die Buchhaltung, die Personalabteilung oder an eine Software für Steuern übertragen werden. Die leichte Bedienbarkeit verbessert die Genauigkeit, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben. Alle Beschäftigten haben ihre geleistete Arbeitszeit im Blick und können ihre Überstunden nachvollziehen. Diese Transparenz kann das Vertrauen in das Unternehmen stärken.
Handhabung von Arbeitszeit und Überstunden
Die digitale Zeiterfassung ist Teil des Arbeitsschutzes. Angesichts dessen sind die erfassten Überstunden von großer Bedeutung. Elektronische Anwendungen erleichtern die Auswertung von Arbeitszeit und Überstunden erheblich. Überschreitungen der vorgegebenen Arbeitszeit werden sofort erfasst und es erfolgt ein Abgleich mit den internen Richtlinien im Unternehmen.
Bei zu vielen Stunden gibt es rechtzeitig eine Meldung, die an einen Freizeitausgleich oder eine Vergütung erinnert. Die genaue Dokumentation kann Einfluss auf das Konfliktpotenzial im Unternehmen haben, da eindeutige Belege für geleistete Stunden vorliegen. Unternehmen können eine faire und leistungsgerechte Behandlung ihrer Angestellten garantieren und somit für mehr Zufriedenheit und ein besseres Arbeitsklima sorgen.
